Khas untuk rakan- rakan GPM yang baru dilantik dan baru hendak berkenalan dengan 'Fail Kuasa' PSS.
A. Definisi:
Fail Kuasa merupakan rekod penting tentang dasar/polisi dan keputusan-keputusan yang diambil mengenai satu-satu prosedur PSS .
B. Tujuan Menyediakan Fail Kuasa:
a. Tidak menjejaskan pengurusan PSS apabila berlaku pertukaran Guru Perpustakaan dan Media.
b. Guru baru dapat terus menyambung kerja dan tugas dengan merujuk Fail Kuasa yang disediakan.
c. Mengelakkan berlakunya percanggahan idea dalam kalangan ahli jawatankuasa dan kakitangan PSS.
d. Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan dan pentadbiran PSS.
C.Prosedur Penyediaan Fail Kuasa:
a. Guru Perpustakaan dan Media bertanggungjawab merangka isikandungan Fail Kuasa yang merupakan dasar/polisi mengenai peraturan, pelantikan jawatankuasa kerja, pemerolehan bahan dan sebagainya.
b. Membentangkan kandungan Fail Kuasa kepada Jawatankuasa Induk PSS untuk mendapat persetujuan dan dikuatkuasakan sepenuhnya.
D. Kandungan Fail Kuasa PSS:
1. Bahagian-bahagian dalam Fail Kuasa:
a. Muka surat judul
b. Pengenalan kepada Fail Kuasa
2. Isi kandungan Fail Kuasa
3. Kandungan dan pindaan mengikut bab:
a. Setiap bab akan dinamakan mengikut tajuk utama.
b. Selepas tajuk utama akan disusun pula kandungan bab berkenaan.
c. Borang berkuat kuasa bab berkenaan yang telah disahkan
d. Jika ada pindaan, borang pindaan akan disusun di akhir bab berkenaan mengikut bilangan pindaan
Terdapat 15 bab dalam sesuatu Fail Kuasa. Fail Kuasa PSS lazimnya disimpan dalam bentuk ‘ring-file’ supaya sesuatu keputusan/pindaan itu dapat diganti tanpa menjejaskan keseluruhan isi asal. Fail Kuasa yang lengkap mempunyai tarikh kuat kuasa sesuatu prosedur. Ini memudahkan pengguna mengenal pasti prosedur yang patut diutamakan ketika membuat penyemakan semula. Biasanya penyemakan semula
Fail Kuasa dilakukan lima tahun sekali atau mengikut keperluan.
1. Pengenalan kepada Fail Kuasa:-
a. Pendahuluan
b. Tujuan
c. Isi kandungan
d. Prosedur pindaan Maklumat PSS
2. Maklumat PSS:-
a. Sejarah Penubuhan
b. Lokasi
c. Visi/ Misi
d. Piagam/ Matlamat
e. Objektif
f. Fungsi dan Peranan
3. Jawatankuasa Pentadbiran PSS:-
a. Jawatankuasa Induk
b. Struktur organisasi
c. Senarai tugas
4. Pengawas PSS:-
a. Badan Pengawas PSS (struktur organisasi)
b. Prosedur pemilihan Pengawas PSS:
I. kriteria pemilihan
II. pakaian seragam
III. kehadiran
IV. senarai tugas
V. senarai semak
VI. borang kebenaran
VII. surat pelantikan
VIII. Sistem Merit Pengawas PSS
5. Peraturan PSS:-
a. Peraturan Am/ Khusus
b. Peraturan Penggunaan Alat/Ruang (Bilik)
c. Peraturan Pinjaman dan Pemulangan Bahan/Alat
6. Pengurusan dan Pentadbiran PSS:-
a. Pengurusan Sistem Fail PSS
b. Rekod Penggunaan, Pinjaman dan Pemulangan
c. Rancangan Tahunan PSS
d. Laporan PSS (bulanan dan tahunan)
e. Manual Prosedur Kerja (MPK) /Fail Meja (FM)
f. Rancangan Pembangunan PSS/ Dokumentasi
7. Koleksi Bahan Pusat Sumber Sekolah:-
a. Dasar pemilihan buku dan bukan buku
b. Prosedur pemilihan koleksi buku dan bukan buku (jenis,nisbah, bahasa dan sebagainya)
c. Proses pemilihan dan pemerolehan bahan/alat
d. Pemeliharaan dan pemuliharaan koleksi PSS
8. Kewangan PSS:-
a. Prosedur kewangan
b. Punca kewangan
c. Anggaran Perbelanjaan
d. Laporan Kewangan
9. Organisasi Bahan PSS:--
a. Pengurusan bahan secara berpusat
b. Sistem Pengelasan
c. Proses Teknik
d. Pengkatalogan
e. Lokasi bahan/ Penyusunan bahan
10. Aktiviti PSS:-
a. Mesyuarat/Taklimat
b. Kursus/Bengkel
c. Pertandingan/pameran
d. Program Perkembangan staf
e. Program orientasi PSS
f. Lawatan/Gotong-royong
g. Minggu PSS
h. Promosi PSS
i. Program Panitia Matapelajaran
j. Aktiviti Galak Guna PSS
11. Stok dan Inventori PSS:-
a. Pengurusan Harta Modal (Kew PA2)
b. Penyenggaraan Harta Modal (Kew PA 17)
c. Daftar Inventori (Kew PA3)
d. Daftar Bekalan Pejabat (Kew 300 J)
e. Rekod Perolehan Bahan Buku
f. Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku
g. Rekod Perolehan Akhbar
h. Rekod Perolehan Majalah
i. Semakan stok (buku, bukan buku, perabot dan peralatan)
j. Pelupusan/Hapus kira
k. Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori (Kew PA6)
12. Sirkulasi/Edaran Bahan PSS:-
a. Sistem sirkulasi
b. Keahlian
c. Pinjaman berkelompok
13. Perkhidmatan PSS:-
a. Jenis-jenis perkhidmatan:
I. Peminjaman buku/buku rujukan
II. Peminjaman kelompok
III. Peminjaman bahan bukan buku/peralatan
b. Waktu Perkhidmatan:
I. Satu masa khas setiap kelas
II. Waktu rehat
III. Waktu tengah hari, dll
14. Automasi PSS:-
a. Sistem yang digunakan
b. Sistem keselamatan
c. Menu utama (Output)
d. Prosedur memasukkan data
e. Alat Pembaca Label Kod Berpalang (Bar code)
f. Rangkaian (networking)
g. Carian maklumat
h. Laporan
15. Program Bacaan (NILAM):-
a. Konsep Program NILAM
b. Latar belakang/Rasional
c. Asas pertimbangan/Pendekatan/Model NILAM
d. Pengenalan/Pelaksanaan
e. Bahan/Peranan
f. Pengumpulan data
g. Contoh-rekod bacaan
* Cik Radziah juga mencadangkan kalau hendak buat penambahan pun boleh...contohnya boleh masukkan Pusat Akses Sekolah(PuAS)
Tiada ulasan:
Catat Ulasan